文書管理【Docuworks】

文書管理【Docuworks】

紙での文書管理、こんなことでお困りではないですか?

  • お客様からの問合せ書類を探したがなかなか見つからない。確かこの辺りにあったはずなのに…
  • 書類が溢れて、保管庫がいっぱいになっている。この書類どうするかな?
  • あの人に確か書類を手渡したはずなのに、受け取っていないと言われても…どこにいったのかな?
文書管理【Docuworks】
Docuworksを取り入れた文書管理システムで解決できます。
このシステムを取り入れると

  • 検索時間が速い(目的のドキュメントが瞬時に探し出せる)
  • 情報共有が容易(離れた事業所間等での情報共有が簡単)
  • 修正・加工が容易(過去の資産を有効に活用できる)
  • 保管場所を取らない(保管スペース減少、コスト削減)

などのさまざまなメリットが挙げられます。
では、具体的にDocuworksとはいったいどのようなシステムなのか、ご説明しましょう。
文書管理【Docuworks】

新しい「入れ物」で文書の保管や回覧を

文書管理【Docuworks】
いろいろな文書をクリアホルダーや封筒など実際の紙文書を扱うようにソフト上で分類をできます。
お客様ごとやプロジェクトそして案件ごとに書類をまとめ保管したり、表紙にコメントをつけて閲覧するなどの活用ができます。

DocuWorksで電子化された文書を活用しましょう

文書管理【Docuworks】
DocuWorks文書はさまざまな活用の仕方があります。

  • 付箋を貼る
  • スタンプを押す
  • マーカーで線を引く
  • 文字や図形を書き込む
など、紙文書と同じようなさまざまな編集・加工をアノテーションツールにより、画面上で自由に行うことができます。

また、「インデックス検索」で簡単検索ができます。
検索結果がサムネールで表示されるので、すぐにほしい文書が見つかります。

あらかじめ文書に顧客名や文書の種類(見積書、納品書、仕様書など)を登録しておけば、その目的にあった文書を簡単に見つけることもできます。

富士ゼロックスの複合機との連携

DocuWorksは富士ゼロックスの商品で、富士ゼロックスの複合機との連携がスムーズで、大変使いやすくできています。

①複合機とソフトウェア「DocuWorks」を使って簡単にスキャン

  • 簡単スキャン
    文書管理【Docuworks】
    コピー感覚の操作で、誰でも手軽にスキャン作業が行えます。
  • 共有スキャン
    文書管理【Docuworks】
    ネットワーク上で、オフィスのA3対応共有スキャナーとして使えます。
  • 高速スキャン
    文書管理【Docuworks】
    コピー速度よりも速い高速スキャンで、大量の紙文書も素早く電子化できます。

②DocuWorksトレイオプション

  • 文書管理【Docuworks】
  • DocuWorksは富士ゼロックスの商品で、富士ゼロックスの複合機との連携がスムーズで、大変使いやすくできています。文書トレイで電子文書の受け渡しがスムーズに行えます。

    例えば
    1. 連携可能な複合機でファックスで受信
    2. DocuWorksで文書に自動変換
    3. DocuWorksの文書トレイで新着を通知
    と簡単に担当者へ資料を割り振ることができます。

③電子文書の分類、表示、差し替え

文書管理【Docuworks】
DocuWorksで電子文書の分類、表示、差し替えが簡単にできます。
DocuWorksを使うとスキャンした文書を簡単に分類ができるようになります。画面はとても見やすく整理しやすく、ささまざまな機能をもっています。
  • スキャンした文書
  • Webページ
  • Microsoft Word®
  • Microsoft Excel®
  • Microsoft Power Point®
  • 画像や各種データ
など、異なるアプリケーションからなるファイルを簡単に一元管理することができます。

Docuworksと連携複合機を使うと、紙文書の電子化がスムーズに行えます。

そして、その電子化された文書もDocuworksのわかりやすい画面を活用すれば、今まで紙文書でできなかった業務の効率化とさらなる活用化が図れます。

無料でデモンストレーションなども行っております。

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